Обязанности:
1. Создание комфортных условий для руководителя. Эффективное управление рабочим временем руководителя - тайм -менеджмент, планирование рабочего дня руководителя. Контроль выполнения поручений директора завода.
2. Техническое обеспечение и оформление командировок и деловых поездок руководителя, коллег по работе (полный travel support - билеты, гостиница, логистика, оформление визы). Предоставление авансового отчета о прошедшей командировке в бухгалтерию.
3. Выполнение работы по проведению рабочих встреч /совещаний (подготовка презентаций, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте, повестке встречи), ведение протокола, выполнение иных поручений руководителя.
4. Организация приема делегаций, составление плана встреч, техническое обеспечение, развлекательная программа.
5. Составление карты рабочих контактов. Ведение деловой переписки и документации.
6. Сотрудничество с нотариальными конторами, работа с центром переводом, поддержка юридического отдела - формирование пакета документов, нотариальное заверение, введение договоров в 1С, редактирование Соглашений и прочих документов на английском языке.
7. Работа с документами, прием звонков, факсов, электронный документооборот - регистрация входящей /исходящей корреспонденции, приказы, распоряжения, протоколы, курьерская доставка, отправка писем посредством Почты РФ.
8. Работа в 1С Enterprise - заведение счетов на оплату, оформление заявок на закупку, отчет по представительским расходам. Ведение контрагентов и отчетность в бухгалтерию - закрывающие документы, акты сверок, служебки и пр.
9. Организация и управление процессом питания сотрудников, клиентов и партнеров в столовой внутри завода - заказ оборудования и необходимого инвентаря, приготовление на заказ делового представительского обеда/фуршета, корректировка и разработка меню, заказ доп. порций для обучающихся дилеров в Учебном центре, постоянный контроль за качеством питания, внесение корректирующих мероприятий.
10. Приобретение подарков для сотрудников и их детей.
11. Организация корпоративных культурно-развивающих мероприятий, конкурсов.
12. Проведение анкетирования персонала на предмет удовлетворенности качеством питания в столовой, услугами ДМС, корпоративных мероприятий.
13. Замещение руководителя по работе персонала на период отпуска - закрытие табеля рабочего времени, оформление нового сотрудника согласно ТК РФ, закрытие больничных листов, предоставление данных в главный московский офис HR и пр.
14. Формирование бюджета на предстоящий год, заполнение файла по операционным затратам, корректирование расходов по полугодию и прогнозирование затрат каждые 3 месяца.